4 itens indispensáveis em tecnologia para o seu escritório móvel

Tudo muda quando você troca seu desktop por um laptop e seu escritório por um quarto de hotel.

Às vezes, é para melhor: você fica livre do seu cubículo e livre para ir aonde seu trabalho o levar.

Mas às vezes as coisas mudam para pior. A produtividade é prejudicada quando você está em um lugar desconhecido. A forma como o teclado de um laptop aperta suas mãos às vezes é o suficiente para impedi-lo de fazer o trabalho direito.

Aqui estão quatro tecnologias “essenciais” para o escritório móvel, além de algumas ferramentas que podem aumentar sua produtividade enquanto você estiver ausente.

O software certo

Não se trata apenas de baixar os aplicativos necessários para seu laptop ou PDA, mas também de saber se os programas são adequados para um escritório móvel. O seu programa de e-mail foi desenvolvido para viagens ou adaptado de um aplicativo maior destinado a uma rede corporativa? Os programas funcionam juntos no seu laptop ou congelam quando o processador fica ocupado?

Essas considerações podem se tornar um grande problema quando você está viajando. Isso é algo que Tab Stone, um médico de Los Angeles, conhece muito bem. Ele instalou um novo programa de e-mail em seu laptop antes de sair em uma viagem recente, mas não era adequado para uso móvel. Ele teve que desinstalá-lo pouco antes da decolagem, mas isso desativou seu programa de e-mail de backup. Isso significava que ele não podia baixar nenhuma mensagem para seu PC. “Não consegui consertar o que quer que tenha sido corrompido com um novo download ou uma cópia baixada da Internet”, lembra Stone.

O mais recente: Os programas de software de gerenciamento de contatos permitem que você integre dados ao seu PDA, para que você possa baixar e sincronizar contatos, compromissos da agenda e notas para o seu Palm Pilot ou Pocket PC. Há também uma versão baseada na web para viajantes que perdem seus laptops ou preferem trabalhar de um desktop em seu destino.

O que vem a seguir? Procure mais integração entre aplicativos para usuários sem fio. Os gerentes de contato já estão assumindo o papel de programa de e-mail, catálogo de endereços e banco de dados. O próximo passo é torná-lo mais acessível para pessoas que usam telefones celulares ou PDAs.

O hardware certo

Não estou falando sobre possuir o laptop mais recente. Estou falando de hardware criado para a vida na estrada. Vamos enfrentá-lo: muitos dos gadgets dos quais os profissionais móveis dependem não foram feitos para os viajantes. Por exemplo, quando a bateria do laptop de Joachim Martin acabou em um vôo recente, um comissário de bordo prestativo se ofereceu para recarregá-lo em uma tomada “secreta” na parte de trás do avião. “As baterias carregadas”, lembra o desenvolvedor do software. “Mas quando cheguei em casa, eles estavam mortos.” A fonte de alimentação teve que ser substituída. Culpe a companhia aérea, o fabricante da bateria ou mesmo o infeliz viajante de negócios por não saber disso, mas esse tipo de coisa acontece com frequência. Os plugues do telefone nem sempre se encaixam; nem as tomadas elétricas. E muitos dos gadgets dos quais confiamos são hostis aos viajantes, pouco práticos ou ambos.

O mais recente: Alguns fabricantes de hardware estão atendendo à demanda por hardware amigável ao viajante com complementos como o teclado Stowaway XT. Também fiquei impressionado com o Mini Optical Mouse da Microsoft, que o livra das restrições do ponteiro do seu laptop.

O que vem a seguir? À medida que a convergência entre telefones celulares, PCs e PDAs continua, não me surpreenderia ver dispositivos que oferecem o conforto ergonômico de um desktop com a portabilidade de um PDA. Não chegará um momento muito cedo para muitos guerreiros da estrada.

As conexões certas

As conexões são tudo para o escritório móvel.

Lembra-se de Stone, o médico sem e-mail? Ele acabou acessando suas mensagens por meio de uma conexão de web difícil. Spencer Field, que voltou recentemente de uma viagem a Melbourne, também pode falar sobre problemas com e-mail. Ele soube ao chegar que os números dial-up de seu provedor de serviços de Internet (ISP) não funcionavam. “Achei que provavelmente fosse o fim do meu acesso online”, diz ele. “Como um último esforço, deixei meus dedos fazerem a caminhada e verifiquei as páginas amarelas de Melbourne para um ISP local.” Ele encontrou um e se inscreveu para uma conta de e-mail de um mês que lhe deu acesso a números locais em todo o seu itinerário.

Não são apenas as conexões com a Internet que importam, mas também a conexão com outros dispositivos, como telefones celulares, PDAs e laptops. Tecnologias como o Bluetooth permitem que você se comunique com outros dispositivos em um escritório ou quarto de hotel sem a necessidade de cabos.

O mais recente: de acordo com um estudo recente da AT & amp; T, a principal barreira para trabalhar de um local remoto é o acesso a uma conexão de dados de alta velocidade. Redes sem fio rápidas estão surgindo em todos os lugares – em hotéis, saguões de aeroportos e cafés. E embora o Bluetooth tenha começado devagar, o conceito por trás dele – que é perder os fios – é fundamentalmente sólido.

O que vem a seguir? Não demorará muito para que o Wi-Fi seja tão onipresente quanto a cobertura de celular e a maioria dos dispositivos sejam habilitados para Bluetooth. Essa é uma boa notícia para quem trabalha em um escritório móvel.

Os aplicativos da web certos

Os aplicativos baseados na web são tão importantes para o escritório móvel que decidi dar a eles sua própria categoria, embora tecnicamente pertençam à seção “software”. A web é uma das maneiras mais eficientes de um funcionário móvel obter acesso a um sistema de back-office, intranet ou banco de dados.

Meu ISP oferece um aplicativo rudimentar que me permite verificar meu e-mail na web. Não me lembro quantas vezes tive que usá-lo porque meu programa de e-mail não funcionou corretamente. Mas eu me lembro da última vez. Eu estava preso em uma reunião fora da cidade e minha conta de e-mail havia sofrido um ataque de spam – milhares de mensagens não solicitadas – que levaria horas para fazer o download. Em vez disso, entrei na web e excluí todos eles em segundos. Se não fosse pelo aplicativo da web, provavelmente ainda estaria baixando o spam.

O mais recente: Um dos aplicativos da Web mais inovadores é o GoToMyPC, que permite acessar a área de trabalho de sua casa ou escritório através da web. Outro aplicativo útil para usuários móveis são os serviços de webconferência, como o Microsoft Office LiveMeeting.

O que vem a seguir? Espere que esses aplicativos se tornem mais baratos, mais confiáveis ​​e ainda mais sofisticados.


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